Version 1.0 — en vigueur au 5 juillet 2026
Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (les « CGV ») régissent la fourniture par la société HEXACOM, SARL au capital de 8 100 €, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 431 953 918, dont le siège social est situé 18 rue Francis de Pressensé, 93210 Saint-Denis (« HEXACOM » ou le « Prestataire »), du service logiciel Verifeo (le « Service ») à ses clients (le « Client »).
Le Service est exclusivement réservé aux professionnels, au sens du Code de la consommation, agissant dans le cadre de leur activité. Les dispositions protectrices du consommateur et du non-professionnel ne sont pas applicables. Toute souscription au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV, qui prévalent sur tout autre document du Client, notamment ses conditions générales d'achat.
Le contrat est constitué, par ordre de priorité décroissant : (1) du Bon de Commande et de ses éventuelles conditions particulières ; (2) des présentes CGV ; (3) de toute annexe technique. En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut.
4.1. Instance dédiée sur le domaine du Client. Contrairement à une plateforme mutualisée, le Service n'est pas fourni sous forme d'un compte sur une plateforme partagée : il est installé en instance dédiée sur un nom de domaine ou sous-domaine appartenant au Client. Les Données Client résident sur l'hébergement associé à cette instance. L'hébergement est, selon le choix précisé au Bon de Commande : (a) fourni et souscrit par le Client auprès de l'hébergeur de son choix, le Client garantissant alors la conformité aux prérequis techniques communiqués par HEXACOM et lui fournissant les accès nécessaires ; ou (b) souscrit et administré par HEXACOM pour le compte du Client. Le Client n'acquiert aucun droit sur le logiciel autre que le droit d'utilisation défini à l'article 15. Aucune installation n'est requise sur les postes ou téléphones des Utilisateurs, le Service étant accessible depuis un navigateur récent et une connexion Internet dont le Client fait son affaire.
4.2. Évolutions. HEXACOM peut faire évoluer le Service (fonctionnalités, interface, architecture) à condition de ne pas en dégrader substantiellement les fonctionnalités essentielles. Les évolutions générales du logiciel sont incluses dans l'abonnement, à l'exception des modules ou Packs optionnels faisant l'objet d'une tarification propre. Le Service peut en outre faire l'objet de développements spécifiques aux besoins du Client, dans les conditions de l'article 9.5.
4.3. Le Service est un outil d'aide à la gestion et à la traçabilité. Il ne se substitue pas aux obligations réglementaires du Client (vérifications, qualifications, normes applicables à son métier), qui demeure seul responsable de la conformité de ses prestations, du contenu de ses rapports, devis et factures, et du respect de la réglementation applicable à son activité.
5.1. La souscription prend effet à la signature ou à l'acceptation du Bon de Commande.
5.2. La mise en service (installation de l'instance sur le domaine ou sous-domaine du Client, paramétrage initial, installation des Packs, reprise éventuelle des données existantes, formation initiale) fait l'objet de frais de mise en service uniques, dont le montant figure au Bon de Commande. Ces frais sont facturés à la Date d'Effet et ne sont pas remboursables une fois la mise en service réalisée.
5.3. La reprise de données existantes est effectuée à partir des fichiers fournis par le Client au format convenu. Le Client garantit l'exactitude et la licéité des données transmises ; HEXACOM ne saurait être tenue responsable des erreurs présentes dans les fichiers sources.
6.1. Engagement initial. Le contrat est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter de la Date d'Effet (la « Période Initiale »).
6.2. Tacite reconduction. À l'issue de la Période Initiale, le contrat se renouvelle par tacite reconduction pour des périodes successives de douze (12) mois, aux conditions en vigueur à la date de la reconduction.
6.3. Dénonciation. Chaque partie peut s'opposer à la reconduction en notifiant sa décision à l'autre partie au moins deux (2) mois avant l'échéance de la période en cours, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec confirmation de réception adressé à contact@verifeo.fr. À défaut de dénonciation dans ce délai, le contrat est reconduit pour une nouvelle période de douze (12) mois.
6.4. La dénonciation prend effet au dernier jour de la période en cours. Les redevances restent dues jusqu'à cette date, le Service demeurant accessible jusqu'à son terme.
7.1. Prix. Le Service est fourni moyennant : (a) des frais de mise en service uniques (article 5.2) ; et (b) une redevance d'abonnement mensuelle, dont les montants, la formule et les Packs souscrits figurent au Bon de Commande ou, à défaut, dans la grille tarifaire en vigueur au jour de la souscription. Les prix s'entendent hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'ajoute au jour de la facturation.
7.2. Fermeté des prix. Les prix sont fermes pendant toute la durée de la période en cours (Période Initiale ou période reconduite). Ils ne font l'objet d'aucune indexation ni révision automatique.
7.3. Modification tarifaire. HEXACOM peut proposer une modification de tarif applicable uniquement à compter de la reconduction suivante, sous réserve d'en informer le Client au moins trois (3) mois avant l'échéance de la période en cours. Le Client dispose alors de la faculté de dénoncer le contrat dans les conditions de l'article 6.3. À défaut de dénonciation, le nouveau tarif s'applique à compter de la reconduction.
7.4. Facturation. L'abonnement est facturé mensuellement, terme à échoir. Tout mois commencé est dû. Les factures sont émises et mises à disposition au format électronique, ce que le Client accepte expressément.
7.5. Offres de lancement. Les éventuels mois offerts ou tarifs promotionnels consentis au titre d'une offre de lancement sont précisés au Bon de Commande. Les mois offerts ne réduisent pas la durée de la Période Initiale et ne sont ni remboursables, ni reportables, ni convertibles.
7.6. Prestations hors forfait. Les prestations de développement et d'adaptation excédant le forfait annuel de dix (10) heures (article 9.5) sont facturées au tarif de 50 € HT par heure, sur devis préalablement accepté, et réglées dans les mêmes conditions que l'abonnement (prélèvement SEPA à l'échéance de la facture).
8.1. Le règlement des factures s'effectue exclusivement par prélèvement SEPA (schéma CORE) sur le compte bancaire désigné par le Client. La signature d'un mandat de prélèvement SEPA est une condition de la mise en service. Le Client s'engage à maintenir un mandat valide et un compte suffisamment approvisionné pendant toute la durée du contrat, et à signaler sans délai tout changement de coordonnées bancaires.
8.2. Les prélèvements sont présentés à la date d'échéance figurant sur la facture. La facture, transmise au moins cinq (5) jours calendaires avant l'échéance, vaut pré-notification du prélèvement au sens des règles SEPA, ce délai réduit étant expressément accepté par le Client.
8.3. Rejet de prélèvement. Tout prélèvement rejeté du fait du Client (provision insuffisante, révocation du mandat, coordonnées erronées) est représenté ; les frais de rejet facturés à HEXACOM par sa banque sont refacturés au Client au réel. Deux rejets consécutifs autorisent HEXACOM à suspendre le Service dans les conditions de l'article 11.
8.4. Retard de paiement. Conformément aux articles L.441-10 et suivants du Code de commerce, toute somme non payée à l'échéance porte de plein droit intérêt au taux de la Banque Centrale Européenne majoré de dix (10) points, et donne lieu à une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante (40) euros par facture, sans préjudice de l'indemnisation complémentaire des frais réellement exposés. Aucun escompte n'est consenti pour paiement anticipé.
9.1. Disponibilité. HEXACOM s'engage, au titre d'une obligation de moyens, à assurer l'accès au Service 24h/24 et 7j/7, hors fenêtres de maintenance et cas de force majeure. Les maintenances programmées sont, dans la mesure du possible, planifiées en dehors des heures ouvrées et annoncées au préalable.
9.2. Sauvegardes. Les Données Client font l'objet de sauvegardes régulières, configurées par HEXACOM sur l'hébergement de l'instance. En cas d'incident, HEXACOM met en œuvre les moyens raisonnables pour restaurer les données à partir de la dernière sauvegarde exploitable. Lorsque l'hébergement est fourni par le Client (article 4.1.a), les engagements de disponibilité et de sauvegarde s'entendent dans la limite des capacités et de la disponibilité de cet hébergement, dont le Client demeure responsable vis-à-vis de son hébergeur.
9.3. Support. HEXACOM fournit une assistance par courrier électronique à l'adresse contact@verifeo.fr, les jours ouvrés. Le support couvre l'utilisation du Service ; il ne couvre ni la formation au-delà de celle prévue au Bon de Commande, ni le matériel, le système ou la connexion du Client.
9.4. Sécurité. HEXACOM met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger le Service et les Données Client (chiffrement des connexions, contrôle d'accès par rôles, journalisation, hébergement au sein de l'Union européenne).
9.5. Maintenance et évolutions à la demande du Client. L'abonnement inclut la maintenance corrective du Service (correction des anomalies reproductibles) ainsi qu'un forfait de dix (10) heures par année contractuelle couvrant la maintenance évolutive et les développements spécifiques demandés par le Client (ajout de champs, adaptations de documents, règles propres à son activité…). Ce forfait se renouvelle à chaque reconduction ; les heures non consommées ne sont ni reportables, ni remboursables, ni convertibles. Au-delà du forfait annuel, toute prestation de développement ou d'adaptation est facturée cinquante euros (50 €) HT de l'heure, sur la base d'un devis préalablement accepté par le Client précisant le volume d'heures estimé. HEXACOM reste seule juge de la faisabilité technique d'une demande et de sa compatibilité avec l'architecture du Service ; les développements réalisés demeurent régis par l'article 15 (propriété intellectuelle).
10.1. Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de ses Utilisateurs, des habilitations qu'il leur attribue et de l'usage fait du Service sous ses comptes. Il notifie sans délai à HEXACOM toute utilisation non autorisée.
10.2. Le Client s'interdit notamment : de céder, sous-licencier ou mettre le Service à disposition de tiers non autorisés ; de tenter d'accéder à des données d'autres clients ; de perturber ou surcharger le Service ; de décompiler ou d'effectuer de l'ingénierie inverse du logiciel, sauf exceptions légales.
10.3. Le Client garantit la licéité des Données Client, dispose des autorisations nécessaires à leur traitement (notamment à l'égard de ses propres clients, contacts et sous-traitants) et fait son affaire de ses obligations de responsable de traitement au sens du RGPD.
10.4. Le Client collabore de bonne foi à la mise en service (fourniture des informations, fichiers et accès nécessaires dans des délais raisonnables).
10.5. Lorsque l'hébergement et le nom de domaine sont fournis par le Client (article 4.1.a), celui-ci s'engage à les maintenir actifs et conformes aux prérequis techniques pendant toute la durée du contrat, à en régler les redevances auprès de ses prestataires et à maintenir les accès techniques (FTP, base de données, panneau d'administration) nécessaires aux interventions d'HEXACOM. Toute indisponibilité du Service causée par la défaillance, la suspension ou la modification de l'hébergement ou du domaine du fait du Client ne peut être imputée à HEXACOM et ne suspend pas la facturation.
En cas de manquement du Client à ses obligations, notamment de paiement, HEXACOM peut suspendre l'accès au Service huit (8) jours après une mise en demeure (courrier électronique avec accusé ou LRAR) restée sans effet. La suspension ne dispense pas du paiement des redevances et ne constitue pas une résiliation. L'accès est rétabli dans un délai raisonnable après régularisation complète.
12.1. Pour manquement. En cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, non réparé dans un délai de trente (30) jours suivant une mise en demeure par LRAR mentionnant la présente clause, l'autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
12.2. Résiliation anticipée par le Client. En cas de résiliation par le Client avant le terme de la période en cours, hors manquement grave d'HEXACOM, les redevances restant à courir jusqu'au terme de la période deviennent immédiatement exigibles à titre de clause pénale, les frais de mise en service restant acquis à HEXACOM.
12.3. Effets. À la date d'effet de la résiliation ou du terme du contrat, les accès au Service sont clôturés et la réversibilité s'applique dans les conditions de l'article 13.
13.1. Pendant toute la durée du contrat, le Client peut exporter ses données via les fonctions d'export du Service (formats standards : CSV, PDF).
13.2. Au terme du contrat, quelle qu'en soit la cause, HEXACOM tient à la disposition du Client un export complet de ses Données Client, sur demande formulée dans un délai de soixante (60) jours suivant le terme. Passé ce délai, les Données Client sont supprimées des environnements de production, puis des sauvegardes à l'expiration de leur cycle de rétention, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment les documents de facturation). Lorsque l'instance est hébergée sur un hébergement appartenant au Client, le droit d'utilisation du logiciel prend fin au terme du contrat : les fichiers du logiciel sont désactivés ou désinstallés par HEXACOM, les Données Client (base de données, documents, exports) restant en la possession du Client.
13.3. Toute prestation de réversibilité complémentaire (formats spécifiques, assistance à la migration) fait l'objet d'un devis.
14.1. Pour les données personnelles traitées dans le Service pour le compte du Client (contacts de ses clients, occupants, techniciens…), le Client est responsable de traitement et HEXACOM agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : HEXACOM ne traite ces données que sur instruction du Client, aux seules fins de fourniture du Service, avec des mesures de sécurité appropriées, et assiste le Client dans la réponse aux demandes d'exercice de droits.
14.2. Pour les données de gestion de la relation commerciale (contacts du Client, facturation), HEXACOM est responsable de traitement. Ces traitements sont décrits dans la Politique de confidentialité.
14.3. Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. HEXACOM ne recourt à des sous-traitants ultérieurs que dans les conditions prévues par le RGPD et en informe le Client sur demande.
15.1. HEXACOM concède au Client, pour la durée du contrat, un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utilisation du Service, pour ses besoins propres et ceux de ses Utilisateurs, conformément à la documentation.
15.2. Le logiciel, ses évolutions, sa documentation, ses référentiels et sa structure de base de données demeurent la propriété exclusive d'HEXACOM. Les Données Client demeurent la propriété exclusive du Client.
15.3. HEXACOM est autorisée à mentionner le nom du Client à titre de référence commerciale, sauf opposition écrite du Client.
Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre partie identifiées comme telles ou dont la confidentialité résulte de leur nature (données commerciales, techniques, tarifaires), pendant la durée du contrat et cinq (5) ans après son terme. Ne sont pas concernées les informations publiques, déjà connues licitement, ou dont la divulgation est exigée par la loi ou une autorité.
17.1. HEXACOM est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs subis par le Client.
17.2. HEXACOM ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, notamment : perte de chiffre d'affaires, de marge, de clientèle, de chance ou d'image, préjudice commercial, coût d'obtention d'un service de substitution — ni des dommages résultant d'une utilisation non conforme du Service, des Données Client, d'une défaillance du réseau Internet ou du matériel du Client, ou d'un cas de force majeure.
17.3. Plafond. En tout état de cause, la responsabilité totale et cumulée d'HEXACOM, toutes causes confondues, est limitée au montant total des redevances effectivement payées par le Client au titre des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.
17.4. Aucune action, quel qu'en soit le fondement, ne peut être engagée par le Client plus de douze (12) mois après le fait générateur.
17.5. Le Client demeure seul responsable, à l'égard de ses propres clients et des autorités, de la réalité et de la conformité de ses prestations ; les rapports, registres et documents produits via le Service sont établis sous la seule responsabilité du Client et de ses Utilisateurs.
Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil et de la jurisprudence (notamment : défaillance généralisée des réseaux, cyberattaque majeure, incendie, catastrophe naturelle, décision administrative). Si l'événement perdure plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité, les redevances étant dues au prorata du Service fourni.
19.1. Cession. Le contrat ne peut être cédé par le Client sans l'accord écrit préalable d'HEXACOM. HEXACOM peut céder le contrat dans le cadre d'une opération sur son fonds ou son capital, en le notifiant au Client.
19.2. Sous-traitance. HEXACOM peut librement sous-traiter tout ou partie des prestations techniques (notamment l'hébergement), en demeurant responsable de leur exécution.
19.3. Modification des CGV. HEXACOM peut modifier les présentes CGV ; la version modifiée est notifiée au Client et s'applique à compter de la reconduction suivante. Les CGV applicables à un devis signé en ligne sont celles figées et horodatées au moment de la signature.
19.4. Nullité partielle. Si une stipulation des CGV est déclarée nulle, les autres stipulations conservent leur plein effet.
19.5. Non-renonciation. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
19.6. Preuve. Les registres, journaux et horodatages du Service (notamment les signatures électroniques de devis avec horodatage, adresse IP et empreinte numérique) font foi entre les parties, qui leur reconnaissent la même valeur probante qu'un écrit papier.
Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties rechercheront de bonne foi une solution amiable pendant trente (30) jours. À défaut d'accord, compétence exclusive est attribuée au Tribunal des activités économiques de Bobigny, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, y compris pour les procédures d'urgence ou conservatoires.
Contact : HEXACOM — 18 rue Francis de Pressensé, 93210 Saint-Denis — contact@verifeo.fr
